Eligo eVoting en Servicio Completo (Externalización Completa)

Con Eligo, el cliente puede confiar toda la gestión de la votación a un técnico especializado, que se encarga de todas las fases, desde la recogida de información hasta la realización de la votación, ofreciendo apoyo personalizado a los votantes y garantizando un proceso de votación digital seguro y transparente.

La licencia Full Outsourcing de Eligo ofrece a los clientes la posibilidad de confiar toda la gestión de sus votaciones a un técnico especializado. En este caso, el cliente y el técnico trabajan en sinergia: por un lado, el cliente facilita toda la información necesaria para la puesta en marcha y el funcionamiento de la votación y, por otro, el técnico se encarga de todos los aspectos técnicos y organizativos de la plataforma.

Así pues, esta colaboración se estructura en varias etapas:

  • Primer contacto y recopilación de información;
  • Simulacros de votación y preparación del material informativo;
  • Instalación de la zona de votación;
  • Personalización de la zona de votación con la imagen institucional de la entidad;
  • Apertura de la votación;
  • Seguimiento de la votación y suministro de datos;
  • Cierre de la votación y entrega de papeletas;

Veamos en detalle de qué se trata.

Toma de contacto con el cliente y recogida de información electoral

Como ya se ha dicho, ésta es la primera fase de la comunicación entre el cliente y el técnico de Eligo. Consiste en el envío de un correo electrónico inicial de presentación al cliente en el que el técnico se presenta e indica los distintos puntos que se tratarán más adelante. Esta fase también suele incluir una reunión inicial de información para crear, no sólo un canal directo de comunicación entre el cliente y el operador, sino también para responder a cualquier pregunta o curiosidad sobre la plataforma de votación electrónica y en línea y recopilar toda la información necesaria para configurar la zona de votación.

Demostraciones y guías personalizadas para votantes y administradores

Además de la gestión del voto por parte de Eligo, con la externalización completa es posible obtener apoyo en la forma de comunicación entre la empresa y el votante. Eligo, de hecho, proporciona una Guía de Votación genérica o (bajo petición) personalizada para compartir en sus canales de comunicación, en su página web o para enviar por correo electrónico a los votantes. Se trata de un tutorial que explica paso a paso el proceso de votación para que incluso los usuarios menos expertos en tecnología puedan emitir su voto sin dificultad. Además, también es posible solicitar un videotutorial personalizado de un minuto que, al igual que la guía, muestra a los votantes el proceso de votación.

La formación, sin embargo, no se limita a los votantes: el proyecto completo de externalización, de hecho, incluye una «demo«, es decir, una simulación de votación organizada por el técnico asignado y en la que participan los organizadores y/o miembros del comité. Esta simulación consiste principalmente en una reunión a distancia en la que el especialista monta una zona de demostración con las mismas características que la votación real y muestra todas las fases de la votación, tanto del lado del administrador como del lado del votante. Los participantes también pueden introducirse como votantes y experimentar de primera mano el funcionamiento de la plataforma.

Cómo instalar la zona de votación en un proyecto de Servicio Completo

Tras la fase de preparación, el especialista de Eligo puede proceder a la instalación de la zona de votación:

  • Personalización de la página de inicio: La página de inicio de sesión puede personalizarse con el logotipo de la organización, un mensaje de bienvenida personalizable y referencias a la asistencia al votante (que correrá a cargo del cliente). Además, puede añadirse una Política de Privacidad personalizable que debe aceptarse antes de iniciar sesión.
  • Configuración de las papeletas: Con la información facilitada por el cliente, el técnico puede proceder a la configuración de las papeletas estableciendo todos los parámetros necesarios. En concreto, se trata de introducir el nombre de la papeleta y su posible descripción, las horas de apertura y cierre, el número de preferencias máximas y mínimas permitidas y el tipo de papeleta, que puede ser sobre una propuesta, sobre candidatos o sobre una lista;
  • Carga del electorado pasivo: Una vez definidos los parámetros, al votar candidatos o listas, se carga el electorado pasivo, es decir, la lista de candidatos y cualquier información relevante. Estos serán visibles en la papeleta y seleccionables según los parámetros definidos previamente;
  • Carga del electorado activo: En este punto, se puede cargar el electorado activo, es decir, la lista de personas con derecho a voto. Estos se cargarán en la plataforma con Nombre, Apellidos, Identificador (un código alfanumérico y único que servirá también como Nombre de Usuario), dirección de correo electrónico y, en su caso, número de teléfono (si se proporciona doble autenticación con un código OTP). Con estos datos, el sistema puede reconocer unívocamente a cada votante y permitirle el acceso a la plataforma de votación;
  • Envío de credenciales: Tras la confirmación por parte del cliente de que todos los datos introducidos son correctos, se pueden enviar las credenciales de voto. Éstas se enviarán al votante a la dirección de correo electrónico indicada junto con el enlace para acceder a la plataforma. El envío suele realizarse entre 24 y 48 horas antes de la votación.

Realización de la votación

Cuando llegue el día de la votación, el técnico de Eligo llevará a cabo esta operación. A partir de ese momento, los votantes podrán acceder a la plataforma y emitir su voto.

A lo largo de la votación, en los horarios previstos, el técnico estará a disposición del cliente para cualquier solicitud de soporte. De hecho, actuará como intermediario entre Eligo y el votante para recoger cualquier solicitud de regeneración de contraseñas o dificultades en el uso de la plataforma, y remitirlas al operador, que las resolverá con prontitud. Este es un aspecto importante para la seguridad del proceso, ya que sólo la Comisión Electoral o la Secretaría de la organización pueden autorizar las regeneraciones de contraseñas u otras intervenciones sobre el electorado, que siempre y en todo caso son objeto de seguimiento.

En el caso del apoyo directo a los electores, se habilitará un número específico al que los técnicos de Eligo responderán directamente, pero siempre pedirán autorización a la Comisión Electoral para cualquier intervención.

La última fase es el cierre de la votación y el inicio del escrutinio. También esto lo realizará el técnico y tendrá lugar a las horas previamente acordadas. Los resultados estarán disponibles en unos segundos y podrán descargarse desde el menú correspondiente.

Elecciones híbridas o presenciales, pero siempre con voto digital

Unos años después del inicio de la pandemia, la vuelta a las actividades presenciales es cada vez más frecuente, y esto incluye conferencias, asambleas y votaciones. ¿Significa esto una vuelta a las papeletas de papel? La respuesta es no. De hecho, la votación en línea no es sólo un medio para gestionar actos electorales a distancia, sino también una herramienta respetuosa con el medio ambiente que limita el uso de papel y permite un recuento rápido, transparente y seguro.

Por esta razón, Eligo también se presta bien a eventos híbridos o presenciales. Un acto híbrido se define como una asamblea o conferencia que ofrece a los votantes una doble opción: la de acudir a las urnas y la de votar a distancia. Esto da a los votantes un margen más amplio para la toma de decisiones, lo que se traduce en una participación significativamente mayor.

Los actos presenciales, en cambio, son aquellos en los que no es posible votar desde casa, sino únicamente acudiendo a la urna. En este caso, los votantes pueden seguir emitiendo su voto digitalmente, ya sea desde su propio dispositivo o desde uno proporcionado por la organización.

Los actos híbridos o presenciales también permiten a los votantes obtener su credencial mediante serigrafía o copia impresa, si no pueden acceder a su buzón para recuperarla.

Para este tipo de votaciones, el técnico de Eligo puede formar a una persona indicada por el cliente para dar soporte presencial a los votantes, permaneciendo claramente en contacto de forma remota en todo momento para apoyarles en este proceso, o bien, es posible solicitar soporte presencial del propio técnico adquiriendo el complemento adecuado.