Un acta digital de asamblea no es una grabación ni un informe de votación. Es el documento que deja constancia de la reunión, los asistentes, los asuntos tratados y los acuerdos adoptados. Celebrar la asamblea online no elimina la necesidad de documentar correctamente su contenido.
En las asociaciones, la Ley Orgánica 1/2002 exige llevar un libro de actas de sus órganos. En las cooperativas sometidas a la Ley 27/1999, el artículo 60 también regula los libros de actas de sus órganos y, cuando corresponda, de las juntas preparatorias.
El acta sigue siendo una pieza fundamental para documentar los acuerdos y acreditar correctamente lo ocurrido durante la asamblea, tanto en reuniones presenciales como online o híbridas.
Qué debe incluir un acta digital de asamblea (aunque se firme en línea)
El acta digital de asamblea debe recoger los datos necesarios para dejar constancia de la reunión, como la fecha, el lugar o canal de celebración, el orden del día, la constitución de la asamblea, los asistentes, los acuerdos adoptados y, cuando proceda, el resultado de las votaciones. Los estatutos y la normativa aplicable pueden exigir otros datos.
En reuniones online o híbridas, conviene dejar constancia del sistema utilizado para la participación y de las circunstancias relevantes de la sesión. Si se utiliza voto electrónico, el informe de escrutinio puede incorporarse como documentación complementaria, con el censo utilizado, los votos emitidos y las incidencias registradas.
| Elemento | Finalidad |
| Quórum y asistentes | Documentar la constitución de la asamblea |
| Acuerdos y resultados | Dejar constancia de las decisiones adoptadas |
| Canal de participación | Identificar la modalidad de la reunión |
| Intervinientes relevantes | Recoger las circunstancias relevantes de la sesión |
| Firma o validación | Formalizar el acta conforme a las reglas aplicables |
Firma electrónica del acta digital de asamblea
El Reglamento eIDAS distingue entre firma electrónica, avanzada y cualificada. Una firma electrónica tiene efectos jurídicos, pero la firma cualificada es la que se equipara expresamente a la firma manuscrita. La Ley 6/2020 completa este marco en España.
Para un acta digital de asamblea, el sistema de firma debe elegirse según la normativa aplicable, los estatutos y el uso posterior del documento. Si debe presentarse ante un registro, una firma cualificada puede aportar mayores garantías sobre la identidad del firmante y la integridad del acta.
El acta notarial es diferente del acta interna de la entidad, ya que interviene un notario y se aplican las reglas propias del instrumento público.
Además, el acta contiene datos personales, por lo que su conservación y acceso deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos.
Cómo gestionar el acta digital de asamblea sin perder su valor
El proceso puede ser sencillo: se redacta el acta a partir de la convocatoria, se incorporan el quórum, los acuerdos y los resultados de las votaciones y, si se utiliza voto electrónico, se añade el informe de escrutinio como documentación complementaria. Después, el acta se firma y se incorpora al libro de actas de la entidad.
Una plataforma de votación como Eligo facilita la gestión de la parte electoral, desde el censo y la votación hasta el recuento. Así, la secretaría puede disponer de los resultados y de la información necesaria para documentar correctamente la asamblea, también cuando esta es online o híbrida.
Además, conviene establecer en los estatutos o reglamento interno cómo se redactan, firman, conservan y consultan las actas.
Caso de éxito: un acta digital de asamblea con más de 600 delegados
La Asociación Italiana de Alpinismo (CAI) utilizó Eligo para celebrar su Asamblea Nacional de Delegados y aprobar el presupuesto anual. Más de 600 delegados participaron en remoto, alcanzando un 92 % de participación.
Eligo Asamblea gestionar la votación y generar automáticamente el acta del proceso. La sesión completa se desarrolló en menos de una hora.
El caso muestra cómo una plataforma digital puede conectar asistencia, votación, resultados y documentación, facilitando que la secretaría disponga de la información necesaria para preparar el acta de la asamblea.
Si su entidad celebra asambleas en línea, el proceso puede seguir un orden claro: convocatoria, censo, votación, firma del acta y archivo. Para revisar qué debe incluir el documento y cómo incorporar el resultado del escrutinio, puede contactar con el equipo de Eligo.
Preguntas frecuentes sobre el acta digital de asamblea
¿Un acta digital de asamblea tiene la misma validez que un acta en papel?
Puede tener plena eficacia jurídica siempre que se cumplan los requisitos aplicables a la entidad y se garantice la integridad y autenticidad del documento. La normativa reconoce efectos jurídicos a los documentos y firmas electrónicas.
¿Qué debe incluir un acta digital de asamblea?
Debe recoger, al menos, la información necesaria para dejar constancia de la reunión y de los acuerdos adoptados, como la fecha, asistentes, orden del día, acuerdos y resultados de las votaciones. Los estatutos y la normativa aplicable pueden establecer requisitos adicionales.
¿Es obligatorio firmar electrónicamente el acta de asamblea?
La forma de aprobación y firma depende de la normativa aplicable y de los estatutos de cada entidad. Cuando se utiliza firma electrónica, debe garantizarse la autenticidad e integridad del documento y conservarse adecuadamente.
¿Se puede incorporar el resultado de una votación electrónica al acta?
Sí. El resultado del escrutinio puede incorporarse al acta o adjuntarse como documentación complementaria, dejando constancia de los acuerdos y resultados obtenidos.
¿Dónde debe conservarse un acta digital de asamblea?
Debe conservarse junto con la documentación de la entidad y de acuerdo con las reglas aplicables a sus libros de actas. En las asociaciones, la Ley Orgánica 1/2002 establece la obligación de disponer de un libro de actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación.