Cómo simplificar una asamblea con el voto electrónico y en línea

Las plataformas digitales de votación pueden simplificar el proceso de toma de decisiones durante una asamblea, ofreciendo ventajas de rapidez, precisión y participación a distancia.

Qué es una asamblea

Una asamblea general es un órgano deliberativo y representativo cuya finalidad es tomar decisiones sobre la dirección de la organización y deliberar sobre asuntos de interés común: por ejemplo, en las sociedades anónimas es el órgano que decide los objetivos de la organización o nombra a los directores; en el contexto sindical, es un instrumento importante para proteger los derechos de los trabajadores.

La asamblea se diferencia de las reuniones normales porque los miembros de la organización -definidos por reglamentos, estatutos y otras normas- tienen derecho legal a participar y ejercer su derecho de voto.

Por tanto, la asamblea – en cualquier contexto – es un momento decisivo, un instrumento democrático y de gobernanza fundamental: saber organizarla de la mejor manera posible se convierte en algo decisivo.

Las principales etapas de una asamblea son la convocatoria, la acreditación, el desarrollo y la deliberación. En comparación con los sistemas tradicionales, digitalizar las operaciones de la asamblea supone recortar los gastos previstos en un 90% y reducir considerablemente el tiempo que dedican los organizadores a gestionar el acto.

Veamos cómo simplificar el proceso de organización de una asamblea mediante la plataforma de votación digital Eligo.

Preparación/Convocatoria

La convocatoria a los accionistas puede transmitirse de diferentes formas: mediante el envío de la convocatoria a la sede, por pec, por correo certificado, por fax. Pero con una plataforma de voto digital se puede hacer directamente enviando un correo electrónico a los habilitados, junto con comunicaciones online y offline.

A la hora de preparar y convocar la asamblea, que debe hacerse según las normas establecidas en los estatutos o al menos 15 días antes de la fecha señalada, hay que introducir la información exigida por la ley.

En Eligo Asamblea es suficiente introducir la siguiente información:

  • fecha y hora
  • ubicación física/lugar de la reunión, en su caso
  • orden del día
  • documentación consultable
  • enlace a la transmisión en directo / url de la reunión si ésta se celebra tanto presencialmente como en línea, modalidad que permite a todos los miembros, incluso a los que están lejos o no pueden desplazarse físicamente al lugar de reunión.

Una vez introducida la información, se define y carga la lista de participantes. Llegados a este punto, sólo queda enviar por correo electrónico -de forma masiva- el recordatorio del orden del día y las credenciales a las personas con derecho a voto durante la reunión.

Si no se dispone del pec o de las direcciones de correo electrónico de los votantes, es posible recoger esta información a través de un formulario digital puesto a disposición en las semanas previas a la convocatoria.

Las fases de convocatoria y preparación se completan en unos sencillos pasos y en unos 15 minutos.

Verificación de los miembros presentes (quórum)

Antes de la apertura de los trabajos de la reunión, es necesario verificar la consecución del quórum constitutivo para la convocatoria específica (primera y segunda).

El quórum también debe evaluarse en función del peso de cada participante, si así lo prevén sus estatutos. Este cálculo puede automatizarse con una plataforma de votación digital. En Eligo, por ejemplo, existe una cuadrícula en la interfaz del organizador/administrador que permite verificar y hacer un seguimiento de la asistencia de los participantes, tanto en las reuniones a distancia como en las híbridas. Es importante que la información sobre los participantes se incluya en las actas, una vez finalizada la reunión.

Desarrollo de la Asamblea

Una vez verificado el quórum constitutivo, se abren los trabajos de la asamblea con un clic.

La asamblea procede al desarrollo de la reunión, tratando los distintos puntos del orden del día. Para cada punto del orden del día, el Presidente invita a los presentes a expresar su aprobación mediante su voto. Con Eligo Assembly, las expresiones de voto de los participantes, tanto a distancia como presenciales, se registran en tiempo real.

Una vez cerrado un punto, el Presidente puede ver los resultados, proyectarlos si es necesario, y proceder con el resto de puntos del orden del día si están presentes.

Resolución y actas

Pulsando un botón, los procedimientos de la reunión se cierran y, tras unos segundos, los organizadores pueden descargar un informe completo del evento que contiene todos los detalles y datos de la reunión, como el inicio y el final de los procedimientos, la asistencia y los resultados de la votación, así como todos los elementos relevantes, como:

  • El nombre de la empresa, el domicilio social, el capital social, el CIF y el número de R.E.A. de la empresa.
  • La hora y el lugar de inicio y fin de la reunión.
  • Las modalidades de convocatoria
  • Los puntos del orden del día que deben tratarse
  • Quién preside la reunión y quién es el secretario
  • Las referencias relativas a la regularidad de la constitución, la comprobación de la identidad y legitimidad de los presentes, la comprobación de los resultados de las votaciones (a favor, en contra, abstención) y la forma en que se emitieron.

Estas menciones están expresamente prescritas en el artículo 2371 del Código Civil:

  • Generalidades y participaciones de los accionistas presentes, de los miembros del consejo de administración presentes y de los miembros de la junta de auditores presentes.
  • Cuál es la convocatoria (primera, segunda o posterior)
  • Resumen del debate
  • Resoluciones aprobadas y rechazadas

Los criterios que determinan la validez de las resoluciones de una asamblea suelen establecerse y explicitarse en sus estatutos.

La digitalización de la preparación y el montaje de una reunión también se aplica a las reuniones presenciales. Los únicos aspectos que cambian son la elección de la ubicación física del lugar de reunión que debe indicarse durante la preparación y la acreditación de los participantes para verificar la asistencia. Incluso en las reuniones celebradas en un lugar físico, los participantes pueden votar digitalmente, para simplificar la expresión de los votos y la fase de redacción del acta sin necesidad de reunirse.