Cómo comunicar el eVoting y el iVoting

Para comunicar la adopción de los sistemas eVoting e iVoting dentro de una organización, es esencial hacer hincapié en los beneficios, incluyendo la innovación, la transparencia, la digitalización, la seguridad y la sostenibilidad. Entre los canales de comunicación eficaces se encuentran la página web institucional, el correo electrónico/boletines informativos y las redes sociales.

Cómo comunicar a las partes interesadas la adopción de un sistema de voto electrónico e iVoting

Introducir y comunicar el cambio en realidades ligadas a la estabilidad de la tradición es complejo y hay que prever una cierta resistencia.

Situando el concepto en nuestro contexto, la introducción de un nuevo sistema de votación en una organización es un momento delicado porque representa un cambio y no debe darse por sentado que será acogido con entusiasmo por todos los miembros de inmediato.

Por lo tanto, es crucial encontrar el equilibrio adecuado entre los canales de comunicación, los métodos de diálogo y la intermediación de los presidentes y miembros de la junta directiva; proporcionar las herramientas adecuadas para una interacción más directa con los miembros y suscriptores, con el fin de establecer una relación de confianza y colaboración dentro de la propia organización, ya sea una Asociación, Fundación, Cooperativa, Empresa, Escuela, Universidad, etc.

Eligo eVoting crea herramientas y modelos fácilmente accesibles e inclusivos con el fin de aumentar la participación de cada individuo en el contexto de la revitalización de la esfera de confrontación y de los procesos de toma de decisiones. Elegir un sistema de voto electrónico y en línea es un acto de manifestación de una ambición colectiva por dar forma al futuro de las tecnologías en el contexto de la e-democracia y la e-participación.

Comunicar la adopción de un sistema de voto electrónico e iVoting a las partes interesadas se traduce, en consecuencia, en un proceso sistémico de diálogo para implicar mejor a las partes interesadas clave de la organización.

Una comunicación coherente, eficaz y multicanal dirigida a los miembros y suscriptores aumenta la reputación de la empresa, la cooperativa, la asociación, la universidad, la escuela, etc., y permite a las partes interesadas/accionistas comprender claramente las razones de la elección corporativa, apoyándose -en el caso de la introducción de nuevos sistemas y métodos de votación- en palancas como: Innovación, Transparencia, Digitalización de procesos, Seguridad, Privacidad, etc.

Entonces, ¿qué debe hacer para comunicar la transición de los sistemas de votación tradicionales a la introducción del voto electrónico y el iVoting en su organización?

He aquí algunas sugerencias:

Palancas de comunicación en las que centrarse

Veamos qué palancas debe utilizar en su plan de comunicación y qué información básica debe transmitir a los miembros y suscriptores para hacer frente a cualquier duda o resistencia.

Innovación, transparencia, digitalización de procesos

La pandemia y la situación de emergencia fueron también un impulso decisivo para la innovación. Todas las organizaciones, aunque solo sea para hacer frente al cumplimiento de las obligaciones reglamentarias, se han embarcado en una impactante vía de transformación digital. La introducción del eVoting y el iVoting, que consisten en digitalizar el proceso electoral, ha dado y sigue dando a las organizaciones la oportunidad de racionalizar los procesos e interfaces internos, disminuir los costes de establecimiento y creación de votaciones y asambleas, y mejorar la interacción con sus miembros y abonados ofreciéndoles una experiencia de votación digital flexible y sencilla.

Al hablar con las partes interesadas/accionistas sobre la innovación en los sistemas de votación, se puede eliminar la polémica del campo inspirándose en las palabras del constitucionalista Tommaso Frosini, vicepresidente del CNR:

«Bienvenida, pues, la nueva democracia tecnológica del siglo XXI, que se basa en la libre iniciativa individual, […] en la facultad de elección y decisión. El voto individual queda protegido y reforzado en su ubicación telemática, que elimina las manipulaciones, errores y fraudes de los sistemas en papel, que permite una elección con el voto desarticulado, o alternativo, o de reserva, que puede ser controlado y calculado con la ayuda del ordenador. Es una democracia no delegativa pero participativa, que manifiesta una nueva forma de libertad marcada por la participación […]en la vida de la comunidad.»

Seguridad. Legalidad. Privacidad

Cuando se trata del voto electrónico y en línea, el tema recurrente que surge se refiere a la seguridad de estos métodos de votación y al cumplimiento de la privacidad. Al anunciar la introducción de la plataforma Eligo eVoting e iVoting, cabe destacar lo siguiente:

Legalidad: De acuerdo con la Sentencia del Tribunal Ordinario de Roma Eligo ofrece las precauciones tecnológicas adecuadas para ofrecer las mayores garantías de confidencialidad, secreto y libertad de expresión del voto; el derecho a votar puede participar en la votación electrónica, a través de un proceso de autenticación seguro.

Seguridad: Toda la comunicación con el sistema se realiza mediante protocolo criptográfico, y a nivel de infraestructura Eligo está protegido por cortafuegos lógicos y físicos duales de última generación. El sistema también se somete periódicamente a evaluaciones de vulnerabilidad y pruebas de penetración por parte de operadores de mercado cualificados;

Privacidad: La plataforma cumple con toda la normativa del Reglamento General de Protección de Datos previsto por la Unión Europea, gracias a un formato estándar conforme a las nuevas directivas, y adopta un Proveedor de Servicios Cloud cualificado conforme a las certificaciones ISO/IEC27001 e ISO9001 y al Reglamento UE 2016/679.

Sostenibilidad

La responsabilidad medioambiental ya no es una cuestión accesoria, sino un tema cada vez más importante y una oportunidad de crecimiento. Por lo tanto, la integración de la gobernanza de la sostenibilidad es esencial, y esto también repercute en la elección de nuevos métodos de votación que se conviertan en parte integrante de los objetivos y acciones de mejora que respondan a las expectativas de las partes interesadas.

El sistema eVoting e iVoting activa de hecho una iniciativa sostenible al reducir/absorber papel y ahorrar emisiones de CO2 debidas a los desplazamientos en transporte hasta los colegios electorales físicos. El impacto en términos de reducción, al tratarse de un proceso digital o híbrido, es ciertamente considerable en comparación con los sistemas tradicionales, pero con Eligo es posible adoptar medidas adicionales y mecanismos de compensación, convirtiendo de hecho el voto en Carbono Neutro a través de proyectos certificados según los más altos estándares internacionales, Verified Carbon Standard y Gold Standard.

Mayor participación en el proceso deliberativo

Una plataforma totalmente flexible, receptiva e inclusiva garantiza un aumento significativo (en torno al 80%) de la participación en las votaciones y fomenta la implicación en el proceso de toma de decisiones de la autoridad, así como la democracia representativa con nuevos métodos de participación digital. Basta con disponer de cualquier dispositivo – PC, Smartphone, Tablet – conectado a Internet para emitir el voto.

Facilidad de uso: tan sencillo como abrir un correo electrónico

El sistema de eVoting e iVoting de Eligo es democrático y fácil de usar, incluso para quienes no tienen conocimientos técnicos ni están familiarizados con la tecnología. De hecho, Eligo cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva, fruto de casi 20 años de experiencia vertical, y es capaz de reproducir fielmente el proceso de votación tradicional en papel, pero en clave digital. Cada paso está claro y bien definido, y lo único que hay que hacer es expresar la preferencia en un área de votación digital.

Cómo aprovechar los canales de comunicación

Lo primero que hay que hacer para garantizar una difusión óptima de la información es aprovechar al máximo los canales de comunicación de que dispone la organización, aquellos a través de los cuales interactúa habitualmente con los afiliados. Veamos cómo aprovecharlos en un plan de comunicación dirigido a los miembros y suscriptores a los que se debe comunicar la adopción de una plataforma de voto electrónico y en línea.

Página web institucional

La página web de una empresa es el escaparate, el canal principal para comunicar la adopción de una plataforma de voto electrónico, detallando sus ventajas y cómo utilizarla. En el sitio, se pueden crear páginas dedicadas a las propias elecciones o ventanas emergentes que enlacen con la sección de noticias, donde se anuncian las novedades.

Correo electrónico/boletines informativos

Otro canal de comunicación eficaz es el correo electrónico, que permite a la empresa entrar en contacto directo con sus colaboradores, tanto internos como externos. En este caso, podría ser útil crear una especie de «Boletín de noticias» con actualizaciones periódicas: desde la adopción del sistema de voto electrónico hasta comunicaciones útiles durante la votación (recordatorios, métodos de votación, cambios en el programa electoral, etc.).

Social

Por último, los propios canales sociales pueden ser un excelente vehículo para difundir información útil que compartir con los colaboradores, en este caso con un enfoque más interactivo. Por ejemplo, compartiendo el videotutorial «Cómo votar», etiquetando el propio perfil de Eligo y recogiendo las opiniones de los usuarios.

Asesoramiento de Eligo eVoting en el plan de comunicación interna y externa: el Minikit de Comunicación

Como ya se ha mencionado ampliamente, la adopción de un nuevo instrumento dentro de una empresa es un momento crucial y debe tratarse con el debido cuidado y atención. Un elemento diferenciador de Eligo es que apoya a los presidentes, secretarías y juntas ejecutivas de cada organización en la dirección de las elecciones y la comunicación y promoción correspondientes, de modo que la introducción de nuevas herramientas resulte natural y en absoluto desestabilizadora.

A menudo, en efecto, un primer acercamiento con un sistema innovador y digitalizado puede no ser acogido de la manera esperada por los miembros particularmente apegados a una gestión más canónica de las votaciones. La clave, en este caso, es hacerles comprender lo importante que es renovar los modelos participativos, y cómo la digitalización de los procesos electorales es beneficiosa desde todos los puntos de vista y para todos, gestores y electores por igual.

Por último, para ayudar aún más a los clientes en la comunicación efectiva del sistema de voto electrónico y ivoto, Eligo cuenta con una Base de Conocimientos dentro de la cual destaca un Minikit de Comunicación. Se trata de una sección dedicada que incluye una serie de artículos, guías, contenidos informativos, tutoriales en vídeo, procedimientos de apoyo al votante, preguntas frecuentes de los votantes con respuestas, y activos gráficos de muestra para comunicar mejor la adopción del sistema de voto electrónico Eligo a los miembros y suscriptores.