Convocar una asamblea online es poner en marcha una sesión en la que los socios pueden participar a distancia, con unas condiciones de acceso, identificación y votación que deben ajustarse a la normativa y a los estatutos. Por eso, la convocatoria debe explicar claramente la modalidad de la reunión y cómo podrán participar los asistentes.
La distinción es importante. Una convocatoria digital puede utilizarse para citar a una asamblea presencial, mientras que una convocatoria de asamblea online debe informar además sobre las condiciones de acceso y participación a distancia cuando así lo exijan las reglas aplicables. Confundir ambos conceptos puede generar problemas en la organización y documentación de la reunión.
Requisitos de una convocatoria de asamblea online antes de enviarla
El primer requisito para la convocatoria de asamblea online es estatutario. En las asociaciones, la posibilidad de celebrar reuniones online debe analizarse conforme a los estatutos y a la normativa aplicable. Si los estatutos establecen una forma concreta de celebración, conviene comprobar que la modalidad telemática sea compatible con esas reglas. En las cooperativas sometidas a la Ley 27/1999, el artículo 24 contempla expresamente las asambleas presenciales, telemáticas o mixtas y establece qué información debe incluir la convocatoria.
El segundo es el plazo. En las cooperativas reguladas por la Ley 27/1999, la convocatoria debe realizarse con una antelación mínima de quince días y máxima de dos meses. En las asociaciones, debe consultarse el plazo previsto en los estatutos y, en su caso, el establecido por la normativa aplicable.
El tercero es la identificación. En una asamblea online debe existir un sistema adecuado para acreditar quién participa y, cuando corresponda, quién lo hace en representación de otro socio. Los datos de acceso y participación están sujetos al Reglamento General de Protección de Datos.
El cuarto es la trazabilidad. Conviene conservar evidencias de la convocatoria, el contenido enviado o publicado y los registros de participación que sean necesarios para documentar la sesión.
| Requisito | Qué debe garantizar | Qué evitar |
| Modalidad | Que la sesión online sea compatible con las reglas aplicables | Improvisar el formato |
| Convocatoria | Información sobre acceso y participación | Enviar solo un enlace |
| Identificación | Acreditar quién participa | Identidades no verificadas |
| Votación | Aplicar las reglas previstas para el voto | Sistemas sin garantías suficientes |
Pasos para organizar una convocatoria de asamblea online
- Definir la modalidad. Decide si la asamblea será presencial, telemática o mixta. En una sesión híbrida, deben garantizarse las condiciones de participación previstas para quienes asisten presencialmente y a distancia.
- Revisar el censo. Comprueba los datos de contacto y las personas con derecho a participar. La convocatoria debe enviarse mediante los canales previstos en los estatutos y la normativa aplicable. En cooperativas de más de 500 socios, la Ley 27/1999 establece reglas específicas sobre el uso de la web corporativa.
- Preparar el anuncio. Incluye fecha, hora, primera y segunda convocatoria, orden del día y modalidad de celebración. En una convocatoria de asamblea online, añade las instrucciones necesarias para acceder, identificarse, intervenir y votar, cuando corresponda.
- Enviar la convocatoria. Utiliza el medio previsto para la entidad y conserva la evidencia del envío o publicación. Si se utiliza una web corporativa, debe cumplir las condiciones establecidas por la normativa y los estatutos.
- Facilitar la documentación. Pon a disposición de los socios la documentación que corresponda antes de la reunión, conforme a sus derechos de información y a las reglas aplicables.
- Registrar la asistencia. Utiliza un sistema que permita identificar a las personas presentes y representadas y determinar el quórum cuando sea necesario. En una reunión online, este registro debe integrarse con las reglas de participación establecidas.
- Celebrar y documentar la sesión. Durante la asamblea se debate y se votan los asuntos incluidos en el orden del día. Una plataforma de votación como Eligo puede gestionar el censo y el proceso de votación y proporcionar los resultados del escrutinio para incorporarlos a la documentación de la reunión.
AFANIAS celebra su primera asamblea híbrida
AFANIAS, entidad con más de 55 años de trayectoria, organizó su primera asamblea híbrida para aprobar el presupuesto y el consejo directivo. La reunión combinó la participación presencial con conexiones remotas a través de Zoom y utilizó votación digital para recoger las decisiones de los participantes.
El proceso superó el 50 % de participación, mostrando cómo una entidad puede combinar asistencia presencial y remota en una misma asamblea y coordinar la votación mediante herramientas digitales.
El caso de AFANIAS resulta especialmente relevante para una convocatoria de asamblea online, porque muestra que la organización de una reunión a distancia no termina con el enlace de acceso: también hay que coordinar la participación y el sistema de votación.
Para una entidad que quiera dar este paso, una solución como Eligo Asamblea permite gestionar asistencia, delegaciones, quórum y votaciones en reuniones presenciales, online o híbridas.
Que la reunión sea online cambia el canal, no la necesidad de hacerlo bien. Convoca, acredita, registra y documenta. Para llevarlo al entorno digital, contacta con Eligo
Preguntas frecuentes sobre convocatoria de asamblea online
¿Cómo hacer una convocatoria de asamblea online?
Hay que revisar los estatutos, definir la modalidad, preparar el anuncio, enviarlo por el medio previsto y conservar la evidencia de la convocatoria.
¿Qué debe incluir una convocatoria de asamblea online?
Fecha, hora, orden del día, modalidad de celebración y las instrucciones necesarias para acceder y participar, según la normativa y los estatutos.
¿Es válida una convocatoria de asamblea online por videoconferencia?
Puede serlo si la modalidad está permitida por la normativa y los estatutos y se cumplen los requisitos de convocatoria y participación.
¿Se puede hacer una asamblea de socios por Internet?
Sí, cuando la normativa y los estatutos permiten la participación telemática y se garantizan las condiciones necesarias para intervenir y votar.
¿Cómo convocar una asamblea telemática?
Primero hay que comprobar que la modalidad está habilitada y después indicar en la convocatoria cómo acceder, identificarse, participar y votar.